mind@work en yuj advies, bieden een combinatie van methoden, tools en technieken om intentionele veranderingen te realiseren. Deze methoden hebben met elkaar gemeen dat ze alle betrokkenen laten samenwerken in de beschrijving van de kwesties en de (uitvoering van) oplossingen. Onze expertise ligt voornamelijk in het faciliteren van besluitvorming, de conversatie van problemen naar oplossingen. We hebben ons niet zich gespecialiseerd in enig vakgebied, techniek of pakket. Deze tekst beschrijft de methode die mind@work hanteert en die gebaseerd is op de DPE (Dynamische Project Evaluatie) methode van yuj advies. De ondersteuning kan al dan niet met mind@work’s minds2gather.
CONCORDANTIE
Faciliteren biedt oplossingen voor vier belangrijke managementdilemma’s. U wilt dat mensen in een team of organisatie samen doelen bereiken en zich vanuit zichzelf betrokken voelen, elkaar vertrouwen, met elkaar communiceren en samenwerken. Harmonische samenwerking van individuen. Het bereiken van een dergelijke gedragsovereenstemming noem ik faciliteren van concordantie. Bereiken van concordantie vereist systemische advisering en het faciliteren van de besluitvorming.
SYSTEMISCH
Bij de systemische advisering staat de beleving van het team centraal. De systemische benadering gaat uit van een onontwarbare samenhang van oorzaken en gevolgen. Wat telt is zowel de feitelijkheid als de manieren
waarop die door de teamleden wordt waargenomen. De waarneming wordt vaak bepaald door de rol en de advisering bestaat eruit dat de deelnemers zich bewust worden van de rol van de waarnemer.
FACILITEREN
De professionele facilitator biedt de deelnemers een platform om persoonlijke doelen en middelen te koppelen aan de gemeenschappelijke middelen en doelen. Omdat wij het belang van het groepsleren voor ogen hebben, de partijen als gelijkwaardig kunnen behandelen, kunnen we effectief en efficiënt succes en falen bespreekbaar krijgen. Vanuit onze rol kunnen we de feiten en de manier waarop er de feiten waargenomen (of voor waar genomen) worden bespreken. Vanuit onze expertise als facilitator weten we ook wat een groep niet waar kan nemen en kunnen we dat laten bespreken. Met minds2gather wordt een additioneel hulpmiddel geboden
om de openheid, de creativiteit en de efficiëntie te bevorderen.
ARCHITECTUUR
Werken onder architectuur staat volop in de belangstelling, zoals ondermeer blijkt uit recente literatuur. Een van de belangrijkste succesfaktoren van (ICT-)projecten blijkt een architectuurbeeld te zijn zoals in de appendix 2 aangegeven. We koppelen hieraan de verschillende rollen. Projectevaluaties zijn een wezenlijk onderdeel van de “architectenrol”. De referentielijst, gebaseerd op de ervaringen uit eerdere evaluaties, kan ook gehanteerd worden bij de rapportage.
CPE Scan
De CPE Scan wordt ingezet voor tussentijdse evaluatie en / of door of herstarten van een project Bij lange projecten (> 9 maanden) kan de scan ook periodiek gedaan worden. In de scan onderzoeken de deelenemers onder meer de projectgezondheid, motivatie van betrokkenen, positieve en negatieve trends, mogelijke divergentie van deelprojecten, projectlijn interactie en betrokkenheid van top management.
In de voorgesprekken kan besloten worden tot inzetten van een leiderschapassessment voor een optionele situationele analyse en aanbeveling over mogelijke leiderschapswisseling. Het architectuur raamwerk van appendix 2 wordt gebruikt voor een controle (zogenaamde sanity check) op integrale samenhang van project-
uitgangspunten.
AGENDA
1. Intake één dagdeel van 3 ½ uur (bij gebruik leiderschap-assessment 6 uur)
2. Opening door de sponsor
3. Uitleg en opbouwen Tijdlijn
4. Gefaciliteerd bespreken Tijdlijn; Inventarisatie Succes- en Faalfaktoren
5. Grondoorzaakanalyse en faalfaktoren
6. Inventarisatie leerpunten
7. Acties, afspraken en afsluiting
Het concrete resultaat is een door de betrokkenen geprioritiseerde lijst van problemen en acties rond doelstellingen, taken-bevoegdheden-verantwoordelijkheden, betrokkenheid lijnorganisatie, rol topmanagement, beschikbaarheid expertise en mankracht etc. etc.
Daarnaast bereiken we meestal een toegenomen focus van het team, meer energie voor de uitvoering en begrip voor verschil van inzicht en mogelijke conflicten. Verder wordt meer uitloop voorkomen en verspilling verminderd. Optioneel kan dit leiden tot de “Renovatie Service” van yuj-advies: voorstel tot coaching of begeleiding van betrokkenen en de uitvoering hiervan. Ook kan een training AAR (After Action Review) aangeboden worden, waardoor betrokkenen tijdens het project in een uurtje zelf hun resultaten kunnen bezien en ervan leren.
BESCHRIJVING SERVICE
1. Voorbereiding, Interviews
2. Workshop
3. Verslag schrijven en versturen
4. Aanbevelingen schrijven en rapporteren
5. Optioneel: coaching en begeleiding bij geadviseerde verbeteringen
Anderhalve week. Verslag 2 werkdagen na workshop, Aanbevelingen binnen 1 week. Met computers: het verslag de volgende werkdag. Circa 4 dagen werk. Inzet computerondersteund optioneel.
