Wat versta je onder faciliteren?
Ik versta er onder het vergemakkelijken van gesprekken, besluitvorming in groepen, teams en organisaties. Het kost energie om het met elkaar eens te worden. We hebben allemaal een eigen perspectief, eigen ervaringen. Luisteren, met aandacht, kost moeite. Iets helder en duidelijk formuleren terwijl een hele groep naar je zit te kijken – of juist niet – valt niet mee. Iedereen wil gelijk krijgen, gehoord worden, meetellen. Zwaar voor een voorzitter of probleemeigenaar om mee om te gaan.
De facilitator maakt het gemakkelijker. Door kennis en kunde op een effectieve wijze in te zetten, schept een facilitator de ruimte, rust en regelmaat om samen beslist beter tot besluiten te komen.
Ik vergelijk een facilitator vaak met een regisseur. Deze wil ook met zijn of haar gezelschap resultaten behalen die staan, die klinken als een klok, die aanspreken of herkend worden. Net als een regisseur werkt een facilitator met mensen, materialen, ruimte en tijd. Hij of zij mixt regels en structuur met improviseren en vrijheid. Er wordt niets opgelegd, maar de regisseur hakt wel knopen door. Faciliteren is regisserend leiden.
Mensen
Mensen komen op de eerste plaats. Ze brengen hun kennis, kunde, ervaring en wezen mee naar de bijeenkomst. De inhoud, zeg ik vaak, is van de deelnemers; het proces is van mij. Het materiaal, waarmee gewerkt wordt, brengen de mensen mee. Daarbij is cruciaal in mijn opvatting over faciliteren dat de deelnemers de controle houden over hun eigen situatie. Vrijheid om te participeren EN eruit te stappen, zonder dat dat repercussies heeft, is cruciaal voor betrokkenheid. Als facilitator garandeer ik dat, niet alleen door wat ik zeg, maar nog meer door hou ik me gedraag.
Hulpmiddelen
Alles kan helpen om beter te besluiten: de omgeving, de inrichting van de ruimte, gebruik van media. Tot de hulpmiddelen reken ik ook de intake, het draaiboek, de agenda en de onvermijdelijke flip-over en brown paper vellen. Ik heb een voorkeur voor het gebruik van zeshoekige kaartjes, hexagons, om ideeën van deelnemers op te verzamelen. Het effectief gebruik, gebruik gericht op het behalen van de gewenste resultaten, van hulpmiddelen is de kern van mijn leergang.
Ruimte
Het eerste wat de meeste facilitators doen is het verbouwen van de ruimte. Uit onderzoek is gebleken dat een rechthoekige tafel de meest INefficiënte wijze van vergaderen is. mind@work schept een ruimte waar deelnemers zich snel op hun gemak voelen. Dat begint bij het begin, het binnenkomen, en eindigt bij het einde, het stoppen. mind@worj maakt gebruik van de hele ruimte en meestal ook van de muren: mijn bijnaam was vroeger “de behanger”. Aan het eind van de bijeenkomst staat er op de muren te lezen hoe de besluiten tot stand zijn gekomen. Een zelfdocumenterende werkwijze.
Rust
Het tweede wat de meeste facilitators doen is rust brengen. “Calm, assertive energy“. De meesten van ons maken zich druk. Het lijkt wel alsof alle hulpmiddelen om tijd te besparen er alleen maar voor zorgen dat we het drukker hebben. Wanneer mensen rustig zijn, kunnen ze luisteren naar elkaar.
Regelmaat
Het derde element, regelmaat, is het aanbrengen van structuur. In de vorm van een agenda. Door in vaste blokken te werken. Door te herhalen, te verduidelijken. Ook het volhangen van de muren helpt bij het structureren.
