Waarop heb je het meeste invloed bij een vergadering? Op jezelf. Waarop heb je het minste invloed? Op de gevolgen van de resultaten van de vergadering. Maak daarom niet de veelgebruikte vergissing, om de (negatieve) gevolgen van de resultaten te beïnvloeden. Ga aan de slag, met je zelf.
Natuurlijk niet in de vorm van “.. en wat vind jij van mij?”, maar door gewoon af en toe te zeggen, hoe u zich voelt, wat u verwacht, wat u motiveert of iemand echt te bedanken. Daarover heeft u wat te zeggen. Zonder te willen sturen naar een bepaald resultaat. En gelukkig ontstaan daaruit de beste resultaten.
“Hè?” hoor ik u denken? Het gaat toch om het resultaat? Jawel. Een goed resultaat is fijn, maar belangrijker is, “hoe we de resultaten behalen”. De manier waarop, ook wel “de weg als bestemming”. Door aandacht te hebben voor de behoeftes van jezelf, de ruimte en de agenda en je team, de deelnemers.
Veel mensen geven de meeste aandacht aan de gevolgen van de resultaten van een bijeenkomst. Merkwaardig. want daarover hebben ze de minste controle. En het werkt zelfs averechts. Als resultaten van een besluit tegenvallen – en dus de gevolgen erger zijn -, raakt iedereen nog meer gedemotiveerd. Omdat er dan weer een vergadering komt over de tegenvallende resultaten en hun gevolgen.
Dus zeg gewoon, dat het u ook tegenvalt en dat niemand daar iets aan kan doen. Het is geen kwestie van “het zoeken van de schuldigen”. Sh#t happens. Bespreek vervolgens, hoe de anderen dat ervaren en besluit met wat we wel kunnen doen.
Herkent u deze gedachten? “Als dit gaat lukken, dan …“, “wanneer we niet slagen om…“, “de verandering heeft tot doel…“, “de oplossing van ons probleem is ….“, “wanneer onze klanten maar (/niet)….“, “hoe zal mijn baas reageren op …“, “ik weet niet of dit gaat lukken..“. Allemaal dingen, waarover u niet kunt beschikken. En daardoor heeft u geen aandacht voor uzelf, uw team en uw proces. En, nog veel merkwaardiger, dan kan er gebeuren wat u al dacht. Kijk maar eens, hoe vaak een voetbalspits in de handen van de keeper speelt. Daar gaat zijn aandacht naar uit, niet naar voetballen.
Of luister eens naar de Nederlandse winnaars op de Olympische Spelen. Zodra ze bezig gaan met denken aan het resultaat of de gevolgen van het resultaat, “zijn ze weg”. Wanneer iemand anders een scherpe tijd heeft neergezet, hoor je de latere winnaar tussen neus en lippen zeggen “daar was ik helemaal niet mee bezig“. Wanneer je een goede race hebt neergezet, zelfs wanneer je niet de eerste geworden bent, verlies je nooit. Want het resultaat doet er veel minder toe.
Nou is vergaderen nog geen Olympische discipline, en zeker geen wedstrijd. Maar de principes werken op de zelfde manier. Dit leerde ik van een voormalige hockey coach. In aflopende volgorde heeft u controle over:
- u zelf
- uw vergaderproces, met name inrichting ruimte, tijd (agenda) en aandacht
- uw team
- andere deelnemers aan de bijeenkomst
- omstandigheden buiten de bijeenkomst
- resultaten van de bijeenkomst
- gevolgen van de resultaten van de bijeenkomst
Vanaf de volgende vergadering: hou uw aandacht bij u zelf, uw proces en uw team. Wanneer u dat moeilijk vind: helemaal mooi. Zeg dat en wijs iemand aan, die u erop aan mag spreken, wanneer u te veel aandacht geeft aan de resultaten.
