De paradox van groepsbesluitvorming houdt in, dat je minder risico loopt met een willekeurig besluit, dan met een verkeerd besluit waarbij we minder risico lopen.
Op hun bescheiden website frithmind.org geven Uta en Chris Frith inzicht in de sociale kant van besluitvorming. Hun benadering van de werking van de menselijk geest – mind@work – is gebaseerd op Bayesian Decision Theory (BDT), wat ik elders zal behandelen. Je hoeft deze theorie niet te kennen, om er toch mee te kunnen werken.
Bijgaand plaatje geeft aan wat het probleem van verga(de)ren inhoudt. We willen de kans op succes zo groot mogelijk hebben, maar door het risico te verkleinen kunnen we niet optimaal eindigen. De oplossing die we vinden, is niet verkeerd, maar ook niet de beste. Omdat we ook niet verder gezocht hebben, weten we ook niet beter. En bij het zoeken naar een beste oplossing, moeten we ook door de dalen van weinig succesvolle oplossingen heen. We lopen dan meer risico. In deze situatie, hebben we de neiging om bj elkaar te gaan staan, zoals in het rechter plaatje.
Vergaderen biedt kansen, om structureel de best passende oplossing te vinden, wanneer we onszelf toestaan om het hele veld te onderzoeken. Bijvoorbeeld door simulaties. Daar hebben we geen “virtual reality” voor nodig. Dat kan gewoon, met voorwerpen en figuren op tafel. Zo werkt de mind@work-methode. Daarbij gebruik ik de zeven aanbevelingen van Uta en Chris uit hun artikel We need to know more about how groups make decisions
- Gebruik de diversiteit in expertise en achtergronden om de gehele hypothese ruimte te onderzoeken.
- Gebruik afwegingen op basis van kennis en ervaring en niet op basis van positie, kosten of baten.
- Wees gevoelig voor de verschillen in de manieren van uitdrukken. Geef iedereen evenveel aandacht, zonder interrupties, met name aan de minderheden. Spreektijd heeft daar meestal weinig mee te maken.
- Vermijd het “halo-effect” van de eerst geuite meningen.
- Vermijd de informatie bias. Richt je niet op wat iedereen al weet, zoals successen uit het verleden. Soms heeft maar één iemand informatie die echt van toepassing is, maar gaan ze ervan uit, dat iedereen dat wel weet.
- Evenwicht tussen exploratie en exploitatie, onderzoek en uitvoering. Blijf niet praten, ga wat doen. Doorgaan op de ingeslagen weg is niet altijd nuttig en verandering kan beter werken, ook al brengt het meer risico met zich mee.
- Benoem een procesbewaker (of vraag een facilitator), die bewust omgaat met valkuilen en gemeenschappelijke vooroordelen. Hij of zij dient vooral de diversiteit aan meningen te bevorderden. Zie nummer 1.
Tart het lot
De achtste aanbeveling, is de meest merkwaardige: laat het lot beslissen. De meeste beslissingen zijn om het even of we weten het niet. Deze soort besluiten vragen onevenredig veel tijd. Ook zijn deze met name deze gevoelig voor persoonlijke en onbewuste voorkeuren. Wanneer je het lot laat beslissen, krijg je nog een ander voordeel. Je hoeft niemand de schuld te geven van verkeerde uitgevallen besluiten. Ook kan iemand zich laten voorstaan op die geweldige beslissing uit het verleden (zie 5-e aanbeveling). Het merkwaardige van de menselijke geest is, dat we ons gelukkiger voelen bij toevallig geluk door ons gedrag, dan bij pech door oorzaken van buiten.
Meer weten? Neem contact met me op, bijvoorbeeld via de whatsapp chat rechts onder.
Updated: Author: Jan Lelie
