Op de eerste bijeenkomst van Kunstmest – Faciliteren voor Professionals – staat de intake centraal. Zoals één van de deelnemers zei: de intake is vaak zwaarder dan de hele sessie. Een intake is geen acquisitiegesprek. De opdracht is in principe al gegund, meestal door de opdrachtgever. Die heeft de bevoegdheid om opdrachten te geven, maar meestal niet de operationele taak de gegeven situatie op te lossen.
Belangrijke punten:
- spreek met de probleemeigenaar. Dit is de persoon, meestal lager in de organisatie dan de opdrachtgever, die de operationele taak heeft de resultaten te bereiken, maar onvoldoende of geen gezag heeft die aan de deelnemers op te leggen.
- let goed op bij de eerste zinnen in het gesprek. Schrijf ze letterlijk op. Deze zinnen vertellen altijd op symbolische wijze de kern van de problematiek en wat de belemmering vormt. Zoals een deelnemer zei: goed luisteren is belangrijker dan de goede vragen stellen.
- zoek naar de diepere lagen achter de problematiek
- spreek altijd concrete resultaten af, in de vorm van bijvoorbeeld: vijftal belangrijkste actiepunten om resultaat te bereiken
- maak altijd concrete afspraken over datum, plaats, setting en financiën
- bespreek hoe er gecommuniceerd gaat worden over het project of de sessie
