Drie wetten van vergaderen

Om goed te vergaderen – met elkaar resultaten te bereiken, betrokkenheid bij elkaar en creativiteit, vernieuwing of inspiratie – moet je aan drie wetten voldoen. In een gesprek met Joyce heb ik ze nog maar een keer herhaald.

Voor een goede vergadering zijn er drie wetten:

1. Voorbereiden
2. Voorbereiden
3. Voorbereiden

Ik zal ze afzonderlijk bespreken.
Wet 1: Voorbereiden als facilitator, ofwel jezelf leren kennen. De voorbereiding van jezelf heeft te maken met ervaring opdoen, leren, trainen, feedback ontvangen, intervisie enzovoorts. Niemand kan “van zelf” goed vergaderingen begeleiden. Dat komt, denk ik dan, omdat een groep werkt als een lachspiegel: ze vergroot wat je verkeerd voelt en verkleint wat je goed voelt. Een groep wil dat je je aan haar aanpast. Maar door je aan te passen aan de groep, ben je jezelf niet meer. Je verliest het vermogen om de anderen zich te laten aanpassen. Pas daar voor op. Door jezelf goed te leren kennen, leer je pas begrijpen wat van jou is en wat van de ander. Op die manier kan je kiezen wat, wanneer aan te passen en wat nu even niet. Je moet je voorbereiden op het ergste: jezelf verliezen.
Geschatte duur: eeuwig.
Resultaat: eindeloos bewustzijn.

Wet 2: Voorbereiden van de vergadering, ofwel de probleemeigenaar en de situatie leren kennen. De voorbereiding met de probleemeigenaar (ergens anders licht ik toe dat dit niet de opdrachtgever hoeft te zijn) om de situatie – het gegeven probleem, de situatie, de mensen en middelen – te leren kennen, daarin zit de toegevoegde waarde van de vergaderator. Hiervoor heb ik op basis van Will McWhinney’s Creating Paths of Change een methode ontwikkeld (eigenlijk een metapraxis, maar mijn vrienden raden af om het zo te noemen. Hoewel: zie deze recensie) die uitgaat van:

• de werkelijkheidsopvattingen van de pobleemeigenaar, opdrachtgevers en betrokkenen
• de gegeven situatie en gewenste resultaat, in termen van het spelen met spel en spelen
• de beschikbare hulpmiddelen

Deze methode voorkomt dat je te snel in termen van oplossingen gaat denken, elementen over het hoofd ziet of op het verkeerde niveau insteekt. Ook kan je vaststellen of je wel de passende begeleider bent voor de bijeenkomst. Soms blijkt er een trainer nodig, een coach of een dagvoorzitter.
Via de methode vind je de passende werkvorm (tool, techniek) voor de cruciale sessie. Je bereidt je voor op de vragen die je gaat stellen en op de afwikkeling naar het resultaat. Ook het verslag en wat er met de resultaten gedaan gaat worden past in deze voorbereiding. Je kunt je voorbereiden op het vanzelfsprekende: gezamenlijk succes.
Geschatte duur: een dag voor een dag (een van mijn mentoren, Louis de Swaaf, nam geen opdrachten aan waarvoor de probleemeigenaar niet minimaal een dag de tijd nam om het probleem te onderzoeken. “Wanneer iemand dat niet wil, heeft hij ook geen interesse in de oplossing van het probleem“, zie hij, “en wanneer je eerder klaar bent dan een dag, hebben ze iets wat ze niet vaak meemaken: vrije tijd“.
Resultaat: opzet, processchema

Wet 3: Voorbereiden van de bijeenkomst, ofwel het draaiboek, de locatie, de agenda, de uitnodiging, de props, de inrichting, de stoelen, de koffie en thee… . Dit is de stilte voor de storm, de mentale voorbereiding door middel van het ritueel van verbouwen van de ruimte. Natuurlijk staat de tafel verkeerd, is er geen ruimte voor de koffie of thee, deugt het licht niet. O, en daar is ook al de eerste deelnemer, een uur te vroeg. Gelukkig werkt de technicus wel mee. Waar hang ik de deelnemerslijst op? En ik moet de agenda nog uitschrijven. En de vragen die ik ga stellen. De crux, in termen van communiceren, is de interpunctie: de manier waarop je aanzet, inzet, op zet en afrondt. Gelukkig hoef ik me daar geen zorgen over te maken, want ik ben goed voorbereid. Voorbereidt op het leukste: verrassingen.
Geschatte duur: uurtje.
Resultaat: condities voor succes.

Enne, o ja, had ik al gezegd dat voorbereiden erg belangrijk is voor een succesvolle vergadering?